Personvernerklæring for Helge Karlsen Verktøy og Maskin AS

Behandlingsansvar

Helge Karlsen Verktøy og Maskin AS (Org.nr: 940 918 685) er behandlingsansvarlig for personopplysningene vi samler inn og behandler. Dette innebærer at vi har ansvar for å sikre at opplysningene dine behandles i samsvar med gjeldende personvernlovgivning.

Helge Karlsen Verktøy og Maskin AS leverer maskiner, utstyr og tjenester til entreprenører og andre virksomheter. Personopplysningene vi behandler gjelder derfor i hovedsak kontaktpersoner hos virksomheter som er kunder, leverandører eller samarbeidspartnere, men kan også omfatte privatpersoner i enkelte sammenhenger.

Når du eller virksomheten du representerer kjøper maskiner, utstyr eller tjenester fra oss

Formål: Når du opptrer som kontaktperson for en virksomhet som kjøper maskiner, utstyr eller tjenester fra oss, behandler vi personopplysninger i den grad det er nødvendig for å gjennomføre salget, levere tjenester og følge opp kundeforholdet.

Opplysninger vi samler inn: Navn, e-postadresse, telefonnummer, firmanavn, organisasjonsnummer, stilling/rolle i virksomheten, samt opplysninger knyttet til kjøp, ordre og leveranser.

Juridisk grunnlag: GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b) (oppfyllelse av avtale) og artikkel 6 nr. 1 bokstav f) (berettiget interesse i å administrere og følge opp kundeforhold).

Når du ber om tilbud, informasjon eller oppfølging fra oss

Formål: Når du kontakter oss for å be om tilbud, informasjon eller annen oppfølging, behandler vi personopplysninger i den grad det er nødvendig for å besvare henvendelsen og følge opp en mulig eller eksisterende kundeforbindelse.

Opplysninger vi samler inn: Navn, e-postadresse, telefonnummer, firmanavn, organisasjonsnummer, samt opplysninger du selv oppgir i henvendelsen.

Juridisk grunnlag: GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b) (tiltak før avtaleinngåelse) og artikkel 6 nr. 1 bokstav f) (berettiget interesse i å følge opp forespørsler og kundedialog).

Når vi leverer service, vedlikehold eller oppfølging knyttet til maskiner og utstyr

Formål: Når vi leverer service, vedlikehold eller annen oppfølging knyttet til maskiner og utstyr, behandler vi personopplysninger i den grad det er nødvendig for å planlegge, gjennomføre og dokumentere leveransen, samt følge opp kundeforholdet.

Opplysninger vi samler inn: Navn, e-postadresse, telefonnummer, firmanavn, organisasjonsnummer, samt opplysninger knyttet til maskiner, serviceoppdrag og kommunikasjon i forbindelse med oppfølgingen.

Juridisk grunnlag: GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b) (oppfyllelse av avtale) og artikkel 6 nr. 1 bokstav f) (berettiget interesse i å administrere og følge opp kundeforhold).

Når du bruker vår nettside

Formål: Når du besøker vår nettside samler vi inn begrenset informasjon om hvordan siden brukes. Formålet er å sikre at nettsiden fungerer som den skal, analysere bruksmønstre og forbedre brukeropplevelsen.

Opplysninger vi samler inn: Tekniske opplysninger om enhet og nettleser, IP-adresse, hvilke sider som besøkes, tidspunkt for besøk og annen brukerinformasjon som genereres gjennom informasjonskapsler (cookies) eller lignende teknologi.

Juridisk grunnlag: Nødvendige informasjonskapsler brukes med grunnlag i vår berettigede interesse i å tilby en fungerende nettside (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f). Analyse- og markedsføringscookies brukes kun der du har gitt samtykke (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav a), i tråd med ekomloven.

Informasjonskapsler (cookies)

Vi bruker informasjonskapsler for å få nettsiden til å fungere, analysere bruk av siden og eventuelt tilpasse innhold og markedsføring. Du kan når som helst endre eller trekke tilbake samtykket ditt via vår samtykkeløsning. En oppdatert oversikt over hvilke cookies vi bruker og deres formål finnes i vår cookie-oversikt.

Når du abonnerer på vårt nyhetsbrev

Formål: Når du melder deg på vårt nyhetsbrev behandler vi personopplysninger for å sende deg informasjon om våre produkter, tjenester, nyheter og arrangementer.

Opplysninger vi samler inn: E-postadresse, samt informasjon om åpning av e-poster og klikk på lenker i utsendelsene.

Juridisk grunnlag: GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a) (samtykke). Du kan når som helst trekke tilbake samtykket ved å melde deg av via lenken i e-posten.

Når du kommuniserer med oss via e-post, telefon eller kontaktskjema

Vi behandler personopplysninger om kunder som henvender seg til oss for å besvare og dokumentere slik kommunikasjon. I slike tilfeller behandler vi navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse og eventuelle personopplysninger som måtte følge av henvendelsen, herunder historikk/logger om henvendelsen.

Behandlingen er basert på at vi har en nødvendig berettiget interesse av å behandle personopplysninger knyttet til dette formålet, og det rettslige grunnlaget for behandlingen er GDPR artikkel 6 (1) f).

Du har søkt jobb hos oss

Når du søker jobb hos oss behandler vi personopplysninger for å vurdere søknaden din som en del av rekrutteringsprosessen. Behandlingen skjer med grunnlag i personvernforordningen artikkel 6 (1) b), siden det er nødvendig for å inngå en eventuell arbeidsavtale. Opplysningene deles bare med de som er involvert i rekrutteringen, lagres så lenge det er nødvendig for formålet, og slettes deretter.

Når du er, eller har vært, kontaktperson hos en leverandør eller samarbeidspartner

Formål: Når du opptrer som kontaktperson for en leverandør eller samarbeidspartner, behandler vi personopplysninger i den grad det er nødvendig for å administrere samarbeidet, følge opp leveranser og ivareta løpende dialog.

Opplysninger vi samler inn: Navn, e-postadresse, telefonnummer, firmanavn, stilling/rolle i virksomheten, samt kommunikasjon knyttet til samarbeidet.

Juridisk grunnlag: GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f) (berettiget interesse i å administrere leverandør- og samarbeidsforhold).

Direkte markedsføring

Hvis du abonnerer på vårt nyhetsbrev sender vi deg tilbud, tips og annen informasjon fra Helge Karlsen Verktøy og Maskin AS.

Formål: Kommunikasjon og markedsføring.
Juridisk grunnlag: Samtykke iht. GDPR Artikkel 6(1)(a).

Elektronisk kommunikasjon i eksisterende kundeforhold uten forhåndssamtykke

I henhold til markedsføringsloven § 15 (3) har Helge Karlsen Verktøy og Maskin AS rett til å sende deg elektronisk kommunikasjon om våre produkter og tjenester uten å innhente forhåndssamtykke hvis du er i et løpende kundeforhold. Denne kommunikasjonen er begrenset til Helge Karlsen Verktøy og Maskin AS egne tjenester. Vi vurderer at dette faller inn under vår berettigede interesse i samsvar med GDPR artikkel 6 nr. 1 f), der formålet er å informere deg om relevante produkter og tjenester. Du har til enhver tid rett til å reservere deg mot slik kommunikasjon, og det vil være en enkel måte å gjøre dette på i alle våre utsendelser.

Tilpasning av kommunikasjon til eksisterende kunder (berettiget interesse)

Når du eller virksomheten du representerer er kunde hos oss, kan vi bruke opplysninger knyttet til kundeforholdet for å tilpasse kommunikasjonen vi sender. Dette kan for eksempel være informasjon om relevante produkter, tjenester, service eller arrangementer.

Tilpasningen bygger på opplysninger du selv har gitt oss, eller opplysninger knyttet til tidligere kjøp eller dialog med oss. Behandlingsgrunnlaget er vår berettigede interesse i å følge opp kunder og tilby relevant informasjon, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f), samt reglene om eksisterende kundeforhold i markedsføringsloven. Du kan når som helst reservere deg mot slik kommunikasjon ved å benytte avmeldingsmuligheten i utsendelsen eller ved å kontakte oss.

Oppfølging av potensielle kunder (leads)

Vi kan behandle personopplysninger om kontaktpersoner hos virksomheter som har vist interesse for våre produkter eller tjenester, for eksempel gjennom forespørsler, arrangementer, messer eller annen dialog. Formålet er å følge opp interessen og tilby relevant informasjon om våre produkter og tjenester.

Opplysninger som behandles kan være navn, e-postadresse, telefonnummer, firmanavn, rolle i virksomheten og informasjon knyttet til dialogen med oss. Behandlingsgrunnlaget er vår berettigede interesse i å følge opp potensielle kunder og utvikle virksomheten, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f).

Webanalyse og retargeting

Vi bruker analyseverktøy og annonseringstjenester for å forstå hvordan våre nettsider brukes, forbedre brukeropplevelsen og vise relevante annonser. Behandlingsgrunnlaget for anonym besøksstatistikk er personvernforordningen Artikkel 6 nr. 1 bokstav f) (berettiget interesse). Dersom du har gitt aktivt samtykke til bruk av cookies for analyse og annonsering, behandler vi data i samsvar med Artikkel 6 nr. 1 bokstav a).

Hvilke verktøy og tjenester som benyttes, samt hvordan du kan administrere dine samtykker, finner du i vårt cookiebanner.

For å sikre at personopplysninger vi behandler er korrekte og oppdaterte, kan vi fra tid til annen kontrollere og oppdatere kontaktopplysninger i våre systemer. Dette kan for eksempel gjøres ved å kontrollere opplysninger mot offentlig tilgjengelige registre eller opplysninger som er gjort tilgjengelig av virksomheten du representerer.

Formålet er å sikre korrekt kontaktinformasjon i forbindelse med kundeforhold, leveranser, fakturering og annen oppfølging.

Opplysninger som kan oppdateres er typisk navn, stilling, telefonnummer, e-postadresse og tilknytning til virksomhet.

Behandlingsgrunnlaget er vår berettigede interesse i å sikre korrekte opplysninger og effektiv kommunikasjon, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f), samt prinsippet om datakvalitet i artikkel 5 nr. 1 bokstav d).

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.

Dine personopplysninger vil bli fjernet eller gjort anonyme når de ikke lenger er nødvendige for de formål som er angitt i denne personvernerklæringen.

Kundeinformasjon, kundekort og annen persondata vi behandler slettes når det ikke lenger er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for, og i tråd med personvernforordningens regler om lagringsbegrensninger.

Opplysninger vi er pålagt å oppbevare etter bokføringsloven, lagres så lenge loven krever det.

Vi deler ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for en slik deling. Slike behandlinger gjøres basert på avtale mellom oss og leverandør og er alltid underlagt en egen databehandlingsavtale.

Der vi drifter selv, bruker vi også eksterne konsulenter. Alle våre leverandører er forpliktet til å jobbe fra EØS, og i de tilfellene data lagres på servere, lagres dette på servere innen EØS-området. I noen sammenhenger der vi ikke kan unngå at data blir behandlet i USA, vil det være et krav at disse databehandlerne er sertifisert gjennom Data Privacy Framework Program (DPF) og forplikter seg til å behandle personopplysninger i tråd med rammeverket.

Her er oversikt over våre sentrale databehandlere:

• Custobar OY (Finland) — Marketing Automation og direktemarkedsføring
• Oculos AS — operativ drift og CRM-integrasjoner
• Microsoft Norge AS — ERP (Microsoft Dynamics 365 Business Central)

Du har rett til innsyn, retting, sletting, og begrensning av behandlingen av dine personopplysninger. Du kan også motsette deg behandlingen og har rett til dataportabilitet.

For å utøve dine rettigheter, kontakt oss på hkvm@hkvm.no eller ring 56 31 28 80. Merk henvendelsen med Personvern slik at vi raskest mulig får oversendt dette til vårt personvernombud. Du har krav på svar uten ugrunnet opphold, og senest innen én måned.

Innsyn i egne opplysninger

Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg.

Korrigering av personopplysninger

Du kan be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende.

Sletting av personopplysninger

I gitte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg selv.

Begrensning av behandling av personopplysninger

I noen situasjoner kan du også be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg.

Protestere mot en behandling av personopplysninger

Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i våre oppgaver eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om deg.

Dataportabilitet

Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysninger om deg til deg eller til annen behandlingsansvarlig.

Klage på vår behandling av personopplysninger

Du kan klage over vår behandling av personopplysninger til Datatilsynet.

Hvis du har spørsmål om vår bruk av dine personopplysninger, eller ønsker å benytte deg av dine rettigheter, kan du kontakte oss på:

• E-post: hkvm@hkvm.no
• Telefon: 56 31 28 80

Denne personvernerklæringen ble sist oppdatert 11.03.2026.